Cuanto cobran por hacer una factura electronica

Significado de la factura de gastos

Si le piden que envíe una factura electrónica, no basta con enviar por correo electrónico una factura estándar en formato PDF. Tiene que enviar la factura en un formato que el sistema ERP de su cliente pueda recibir.

Otra buena razón para enviar facturas electrónicamente es la seguridad. Las facturas electrónicas están encriptadas y no pueden acceder a ellas personas no autorizadas, como ocurre si envías facturas estándar por correo electrónico, fax o correo tradicional.

Muchas empresas de cierto tamaño ya pueden recibir facturas electrónicas. Puede haber grandes diferencias de una empresa a otra en cuanto a si aceptan o no facturas electrónicas y, en caso afirmativo, qué formato utilizan, por lo que en muchos casos la mejor opción es preguntar al departamento de contabilidad de su cliente.

Si necesitas enviar una factura electrónica, el proceso implica convertir («traducir») la información de tu factura a un formato que el sistema ERP de tu cliente pueda entender. Existen algunas diferencias en cuanto a los formatos que prefieren los distintos sistemas. Si tiene dudas sobre qué formato utilizar, pregunte a su cliente.

Cuánto cobrar por la facturación

La Oficina Australiana de Impuestos (ATO) calcula que procesar una factura en papel cuesta más de 30 dólares de media y casi 28 dólares por una versión en PDF enviada por correo electrónico. Un coste significativo si se multiplica por factura/por mes/por año.

La facturación ha sido tradicionalmente un proceso largo y laborioso para las pequeñas empresas, pero las facturas electrónicas pueden ayudar a reducir estos costes al eliminar la necesidad de volver a introducir o escanear manualmente las facturas en los sistemas financieros. En su lugar, la facturación electrónica permite a su empresa enviar facturas directamente desde los sistemas financieros de una organización a otra. Es una forma rápida y rentable de garantizar que las facturas se aprueban, procesan y pagan de forma precisa y puntual.

Estamos aquí para ayudar a nuestros clientes a migrar a nuevos sistemas contables y garantizar que los datos financieros estén actualizados y permitan a las empresas empezar a utilizar la facturación electrónica lo antes posible. Nuestra plataforma de contabilidad preferida, Xero, mantendrá los datos organizados, seguros y conformes en un sistema basado en la nube. Lucent Advisory es socio de Xero desde 2011 y se especializa en sistemas de nómina de un solo uso, servicios de migración, procesamiento de facturas y servicios generales de asesoramiento empresarial.

Coste por factura

El bufete hipotético «Our Law» está situado en Detroit, Michigan, que es la undécima área metropolitana de Estados Unidos y tiene la decimocuarta economía metropolitana de Estados Unidos. Nuestro bufete tiene la siguiente configuración, que es la media de los bufetes de tamaño medio de esta zona geográfica concreta:

Una revisión y análisis de cada una de estas áreas para el bufete Our Law arroja algunas sorpresas: las áreas con los costes ocultos más elevados no son necesariamente las que los despachos tradicionalmente esperan que incurran en costes a estos niveles.

Veamos las cifras, empezando por el coste de un facturador electrónico dedicado. Por término medio, un facturador electrónico puede generar, presentar y hacer el seguimiento de 260 facturas al mes. En este caso, nuestro bufete ha contratado a un gestor electrónico un 15% más productivo que la media y capaz de gestionar las 300 facturas que genera nuestro bufete al mes. En un bufete de tamaño medio, un responsable de facturación electrónica tendría un salario medio de 38.000 dólares. Si tenemos en cuenta el coste de las prestaciones -vacaciones pagadas, plan de salud, etc.-, el coste para el bufete de este empleado es de unos 50.000 dólares.

El mejor coste por factura de su categoría

Mientras que las empresas más grandes con un proceso de cuentas a pagar más complejo pueden costar casi 40 dólares por factura. La facturación automatizada en línea cuesta bastante menos, unos 3,50 dólares por proceso de facturación. La automatización puede ahorrar a su empresa cientos de miles de dólares al año.

Costes directos: son los costes relacionados con el papel, la tinta y los gastos de envío que conlleva la facturación en papel. Estos gastos generales variarán de una empresa a otra, pero le costará al menos 47 céntimos sólo enviar una carta de primera clase. Aunque no parezca mucho, puede sumar cuando se envían varias facturas a la semana.

Costes indirectos: son los gastos asociados a la realización de una tarea. Para enviar una factura, hay que pagar a un empleado que introduzca los datos pertinentes para producir la factura y meter la factura en papel en el sobre. Facturar manualmente cuesta más debido a la mano de obra que se necesita para hacer el trabajo.

Costes ocultos: son los posibles costes ocultos de su proceso de facturación. El tiempo que tarda un cliente en recibir la factura por correo puede afectar negativamente a la tesorería. Se necesitará tiempo adicional para conciliar cualquier error en la factura manual. A veces, puede costar más de 50 dólares resolver esos errores.